Oletko väsynyt videokokouksiin?

Oletko väsynyt videokokouksiin? 

Juttelin eilen iltakävelyllä kaverini kanssa. Hänellä oli ollut etäpäivänä kolme pitkää Teams-palaveria, joista kahdessa oli ollut yli kymmenen henkeä mukana. Kokoukset olivat venyneet ja vanuneet, oli käytetty pitkiä puheenvuoroja ja vähän väiteltykin. Äänessä olivat olleet ne, jotka kasvokkainkin käyttävät eniten puheenvuoroja. – Hiljaiset olivat olleet hiljaisia verkossakin. Yksi palavereista oli ollut ns. “hengennostatuspalaveri”, joissa on ideana kertoa kivoista asioista, joita on tapahtunut, kahvikupposen ääressä. Ystäväni olisi tästäkin halunnut jäädä pois, koska oli todella väsynyt, ja ne “oikeat” työt eivät etene, kun istuu palaverissa.

Mikä neuvoksi tällaisessa tapauksessa? – Ensimmäisenä tulee mieleen, että palavereihin osallistujia mietitään tiukasti uudestaan, jos osallistujia on jo yli kymmenen. – Onko kaikkien tarpeen osallistua? Voisiko osallistua vain alkuun (yhteiset asiat), sitten osa jatkaa omia töitään? Toiseksi voisi miettiä, miten palaveria saisi paremmaksi, esim. niin, että tiettyihin tärkeisiin asioihin tutustutaan jo ennakkoon, mikä nopeuttaa keskustelua ja asioista päättämistä. Kokouksen alussa voi olla myös kymmenen minuutin “kuulumiset”-osio, joka on vapaaehtoinen, tiukka asia alkaa täsmälleen tietyllä kellonlyömällä.

Kokousten fasilitoiminen tulee vieläkin tärkeämmäksi, kun kokous järjestetään verkossa. Ihminen ei määräänsä enempää jaksa istua kuulokkeet päässä ruutua tuijotellen. – Välillä on oltava “virkistyshetkiä” yhdessä tai vaikkapa pienissä ryhmissä – tai jopa niin, että jokainen miettii käsiteltävää asiaa rauhassa ihan yksin esim. 10 minuuttia. Pieni taukoliikuntatuokio, alias-aivojumppa tai muu hauska pelituokio on välillä paikallaan… jotakin, mikä herättää ja saa veren taas kiertämään aivoissa. – Nauraminen tekee niin hyvää näinä erikoisina aikoina!

 Tässä Heuristican vinkit etäpalavereihin: 

  1. Kirkasta palaverin tavoite ja mieti, kenen oikeasti tarvitsee osallistua siihen!  Voisiko hoitaa osan asioista chatilla tai keräämällä ideat etukäteen esim. Padletilla tai Teamsin tai Googlen dokumentilla, johon kaikki voivat kirjoittaa?
  2. Ota alkuun 10 min (vapaaehtoiset) kuulumiset, virallinen palaveri alkaa sitten täsmälleen tietyllä kellonlyömällä, ja silloin on kaikkien oltava paikalla.
  3. Jaa ja kierrätä vastuuta ja rooleja. Muistiinpanoja voi tehdä myös yhdessä palaverin kuluessa. Aikataulusta huolehtimista voi myös kierrättää.
  4. Pidä kamera päällä ja katso kameraan puhuessasi. Jaa tärkeät dokumentit tai esitys.
  5. Noin 45 min välein tauko tai “välipala”: äänestys, peli, parityö tms. – vedä hauska taukojumppa? Tai näytä sellainen videolta!
  6. MUISTA ANTAA POSITIIVISTA PALAUTETTA pienistäkin onnistumisista, kaikkien kuullen! Kannustus on näinä poikkeuksellisina aikoina erikoisen tärkeää! Jos olette kuvayhteydessä, on helppo kannustaa kaverin puheenvuoroa peukuttamalla.
  7. Ole läsnä!  Näytä hyvää esimerkkiä! 
  8. Jos “taustallasi tapahtuu”, tai on sotkuista, käytä virtuaalitaustaa, löytyy hienoja mm. Teamsista ja Zoomista. – Toisaalta voi olla virkistävää, jos jotain hilpeätä näkyy taustalla! 🙂
  9. Jos palaveri tuntuu junnaavan paikoillaan, keskeytä palaveri esimerkiksi 10 minuutiksi ja pyydä osallistujia tuona aikana itsekseen miettimään, miten nyt tulisi edetä.
  10. Sopikaa yhdessä palaverittomista ajoista. Esimerkiksi maanantaina aamupäivän ja torstaina iltapäivän voi rauhottaa kokonaan palavereilta.
  11. Etätyössä ei tule satunnaisia kohtaamisia. Ota silloin tällöin vapaamuotoisia puheluja niille, joiden kanssa lähityössäkin ideoit ja juttelet niitä näitä.
  12. Hauska vinkki Me Naisista: silityslaudasta ja kirjapinosta saa hyvän säädettävän pöydän, jos haluat esim. seisoa palaverin aikana!

 Tässä vielä linkki Heuristican työyhteisötaitojen digioppaisiin: tyyt.fi. Ovat aivan huippuja hinta-laatu -suhteeltaan! Painavaa asiaa ja toimivia työkaluja omien ja tiimin taitojen kehittämiseen niin kasvokkain kuin verkossakin!